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巧用WORD的邮件合并功能做审计函证

2007-06-19 15:28 来源:无忧审计  作者:曾凡伟

  【摘要】本文介绍了如何用WORD的邮件合并功能,结合EXCEL实现审计中的函证工作,实现函证工作的自动化。

  【关键词】审计;函证;询证函;WORD;邮件合并功能;EXCEL;

  在审计工作中,函证是非常重要,也是最常用的一种审计手段。在实际审计工作,一般使用手工发询证函,更多的是利用WORD发询证函,但大多是手工输入,在输入数据和单位名称等内容时,存在重复劳动,且容易出错。另外容易选取了样本,但在填写询证函时漏掉。在发函数量较少的情况下,影响尚小,在发函数量很大的情况下,工作量很大,这时发函的自动化就显得非常重要了。

  利用WORD的邮件合并功能,你可以方便、准确的发函,结合EXCEL电子表格,可以方便的统计发函的金额,并且可以进行进一步的回函情况统计。

  下面,笔者来制作这样一个利用WORD的邮件合并功能来实现发函的系统,为了方便大家理解,将主要步骤的页面做了截图。

  一、 先制作一个WORD文件,内容是询证函的内容,保存为“询证函.DOC”文件。(如下图)

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  二、 接下来,分析哪些数据是固定的,哪些是变动项目,需要输入的数据。

  需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额,其他基本上固定,可以直接在WORD模板文件中输入。如果要想这个模板自动化程度更高,可以选择多一些项目作为参数。经过分析,需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”和事务所联系人,而笔者为了这个文件方便大家使用,更是把“会计事务所名称”、“邮编”、“地址”和“询证函编号”也作为需要自动输入的参数来处理。这样,自动化程度更高了。

  三、 现在,开始使用WORD邮件合并功能了,打开“询证函.DOC”文件。选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令,出现如下图所示的“邮件合并帮助器”

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  单击“主文档”组框中的“创建”按钮,从出现的下拉列表中选择“套用信函”命令,出理对话框,再选择“活动窗口”,即选择当前文件做主文档,如你要另外的文件做主文档,则选择“新建主文档”。
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