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公司内控制度案例的调查与思考

2007-10-26 10:02   

  企业应尽力避免将内部控制视为一种独立的、辅助的部分,努力将控制融入组织的整个管理体系之中,从而明显地降低控制成本,并产生良好的控制效益

  公司内控制度案例的调查与思考
  ——浙江景兴纸业股份有限公司案例启示

  内部控制是指由企业董事会、经理层和其他员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性和相关法令的遵循性等目标的实施而提供合理保证的过程。企业的内部控制具有两层含义: 第一层含义是对偏离计划行为的检查,第二层含义是对偏离行为进行纠正。两者结合,就能达到内部控制的目的,充分发挥内部控制的作用。企业实行内部控制的根本目的在于: 一是保证将企业所有经营活动都纳入计划轨道,完成计划规定的任务,实现预定的经营目标; 二是改善经营管理,完善经营管理体制,消除和防止各种经营管理弊病的发生,保障企业的生存与发展,保护企业资产的安全与完整,避免不必要的财产损失;三是提高企业经营活动的效率、效果和效益,增加企业的竞争力。

  浙江景兴纸业股份有限公司地处长三角杭嘉湖平原中心地带,濒临上海,地理条件优越,交通便利,是全国最大的三家以专业生产A级、AA级牛皮箱板纸为主的造纸企业之一。公司自1984年成立以来,以技术为依托,以品质求生存,以服务争市场,以效益谋发展,由一家名不见经传的造纸小厂发展成为拥有多家子公司的大型上市企业。现在的景兴纸业已经发展成以造纸为龙头、集纸制品加工为一体的现代化企业。

  下面,笔者拟以浙江景兴纸业股份有限公司为例,谈谈内部控制经常出现的问题、问题的形成原因及其解决措施。

  一、内部控制常见的问题

  浙江景兴纸业股份公司自成立以来,一直重视管理制度的建设和完善,先后制订了《浙江景兴纸业股份有限公司企业标准——财务管理文件》,包括财务管理制度、会计制度和资金管理制度等相关文件,这些制度在日常管理中起到了相应的作用。但是经过几年的实践,发现企业的内部控制还存在着薄弱环节,并相继发现了一些问题,这些问题如不及时得到解决,可能会给公司带来损失。

  2002年12月,公司正式成立检查小组,对一家子公司销售与收款系统的内部会计控制进行检查,发现该子公司在销售过程中,销售业务按照销售合同进行,当生产车间产品完工后,填制产成品入库单,验收合格后入库。销售部门根据销售合同编制发货通知单,分别通知仓库发货和运输部门办理托运手续。产品发出后,销售部门根据仓库签发后转来的发货通知单开具发票,并据以登记产成品明细账,运输部门将其与销售发票一并送交财务部门,财务部门将其与销售合同核对后,开具运杂费清单。通知出纳人员办理货款结算;并进行账务处理。公司未设独立的客户信用调查机构,在财务部门和销售部门也没有专人负责此项工作。同时发现: (1)该厂厂长甲可以处理与销售和收款有关的所有业务; (2)财务科根据甲的指令开具销售发票,甲说多少就是多少; (3)仓储部门发货人员根据甲的指令给客户发运货物;(4)仓库里没有库存明细账及货物进出库记录,销售成本按估算的毛利率计算; (5)从甲担任厂长以来,销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证以及销售发票等文件和凭证从未进行过核对; (6)财务科根据销售发票确认应收账款。生产与仓库销售发生差异或订货专用规格产品发生库存(废品)最终公司利益漏洞或损失。

  检查组在检查该公司的投资内部管理控制时发现,在管理机构上,没有单独设置投资部门对投资进行管理,只是在财务部下设置了一个岗位,负责保管证券投资资产以及各种投资协议文件等,财务部里面没有设置专门的岗位对各项投资进行可行性研究、评估、分析和评价,需要对投资项目从财务上进行分析评价时,则指派财务部中工作较为清闲的人员去执行任务。因为不是专职人员,所以进行分析评价的人员也经常轮换,各个岗位上的人都有。投资项目平时的管理,主要由总经理秘书负责,总经理则定期检查、询问。对于规模较大的投资,总经理亲自负责,并于董事会会议期间向董事会报告。另外,该公司缺乏完善的投资管理报告制度,对各种投资书面文件,没有制定统一的格式标准,由各项目负责人和实施人自行规定。每个投资项目的各种投资文件格式都多种多样,项目之间难以进行比较,文件难以管理。定期的书面报告制度不存在,大部分情况下,投资项目的具体情况(例如增减变动情况)的管理通过由管理人员的口头报告进行,没有形成书面记录。

  从上面的案例中可以发现,该公司内部控制建设上存在着以下几个问题:
  1.企业内部控制制度存在明显缺陷。诸多环节均缺乏相互制约、相互监督的机制,在各种业务处理中没有体现内部会计控制的要求。

  2.不相容岗位没有相互分离。该公司经理可以处理销售与收款有关的所有业务,显然没有达到内部会计控制的要求。

  3.销售发票缺乏严格的控制。销售发票是会计正式记录销售收入的标志,若对其控制不严,会导致企业财务状况反映不实和舞弊行为的发生。该厂开具发票时没有以销售部门的销售发票通知单以及客户的购货订单、销售通知单为准,而是先将“A厂”的货给购货单位,然后按甲的指令开发票,使大部分销售款没有入账;填制发票上的数量没有依据销售部门销售发票通知单上载明的实际发运的货物数量记录。这也给甲以可乘之机。

  4.成品出库缺乏控制。“A厂”的仓储部门发货人员应该根据加盖现金收讫章、银行收讫章的发货凭证或经授权批准的赊销通知书发货;发货时应对商品的品种、规格、数量等进行认真复核;大宗的、大额的发货还应有第三人进行复核;赊销通知书及盖有货币收讫章的发货凭证,应及时返回财务部门,作为记录应收账款或销售款的依据。这样,厂长随心所欲地发货就能避免。仓库里应当设置库存明细账及货物进出库记录; 财务部门应当根据发货凭证逐笔登记存货明细账,并定期与销售部门的销售业务登记簿核对; 与仓储部门的存货明细账、存货收发存日报表或月报表核对,厂里发出的货与收到的货款对不拢的问题当时就会暴露出来。

  5.各环节没有定期核对。从甲担任厂长以来,销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证以及销售发票等文件和凭证从未进行过核对,为甲的违规操作行为创造了可乘之机。

  6.对应收账款缺少必要的控制。

  二、内控乏力的原因分析

  (一)法人治理结构不完善,内控组织虚位
  许多管理者的管理思想和经营方式还停留在行政领导的角色上,没有从根本上转变经营观念,把企业当作自主经营、自负盈亏的法人实体和经营个体。企业的公司制改造也没有从根本上解决这个问题。公司虽然设立了董事会、监事会,聘任了总经理班子,但在实际工作中,董事会的监控作用严重弱化,“董事”不“懂事”,经常只有一个“虚职”,而且缺少必要的常设机构。同时,公司也还没有形成合理的人力资源管理机制。企业管理者的产生依然具有很强的政府色彩,这样产生的管理者习惯于用行政命令的方式“治理”企业,而不是管理企业。大多数管理者还不习惯应用现代管理的控制方法,对下属人员的工作不能实施科学、有效的监督。很多公司要么没有内部审计机构,要么建立的内部审计机构不能发挥有效的监督作用。由于公司法人治理结构的不完善,缺乏有效的控制措施,从而产生了大量“内耗”,无形中提高了公司的经营成本。

  (二)风险意识差,内部压力不足
  由于社会经济环境的变化,企业间竞争越来越激烈,企业经营风险不断提高。然而,从企业的现状来看,企业的风险意识并没有提到应有的高度,没有形成风险意识,更缺乏有效的风险管理机制。对企业而言,常见的企业风险包括: 战略风险、经营风险、财务风险、信息风险、环境与法律风险和灾害风险等。正是因为风险的存在,风险管理才成为必要。企业管理的重要内容之一就是建立风险评估系统,认识和分析企业的整体目标及各活动层目标,以及影响这些目标实现的内在和外在因素、发生的概率及可能的后果,并采取相应的控制措施。因此,风险防范既是企业管理的必要部分,也是内部控制机制建立的内在动力。
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