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财务经理授权管理的秘决

2007-12-12 13:47   

  身居管理者位置并不一定会自然产生正确委派工作给别人的能力。事实上,许多管理者常常是非常拙劣的委派者。他们虽然也分配工作,但对工作的情况、下属的情况却不完全了解。他们常常把工作分配给不适当的人去做,结果当然不会好。等到浪费了很多时间以后,他们便又卷起袖子亲自去做。这样一来,不仅浪费了时间和金钱,而且打击了下属的积极性。

  现代管理者的一个非常重要的职责就是要把工作委派给别人去做。怎样做到有效的委派呢?美国作者J·W·李、M·皮尔斯提出了有效委派系统的七个步骤。如果你能认真地遵守这些步骤,就能够提高自己的管理能力,改进部门的工作,提高企业的效率,把自己从具体事务活动中解放出来。

  第一步 选定需要委派他人去做的工作

  原则上讲,你可以把任何一件其他人能够处理的工作委派给别人去做。为了做到这一点,首先要对下属的能力有个了解。对工作和下属的评价是获得这种了解的途径。

  认真考察要做的各种工作,确保自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题或复杂程度如何,在你没有完全了解这些情况和工作的预期结果之前,不要轻易委派工作。

  当你对工作有了清楚的了解以后,还要使你的下属也了解。要向处理这件工作的下属说明工作的性质和目标,要保证下属通过完成工作获得新的知识或经验。最后,把工作委派出去以后,还要确定自己对工作的控制程度。如果一旦把工作委派出去,自己又无法控制和了解工作的进展情况,那就要亲自处理这件工作。而不要再把它委派出去了。

  切记不要把热土豆式的工作委派出去。所谓热土豆式工作,是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作。例如,你的上司非常感兴趣和重视的某件具体工作就是热土豆式工作。这种工作要你亲自去做。另外,非常保密的工作也不要委派给别人去做。如果某项工作涉及到只有你才应该了解的特殊信息,就不要委派出去。

  第二步 选定能够胜任工作的人

  建议你对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让每个下属用书面形式写出他们对自己职责的评论。要求每位工作人员诚实、坦率地告诉你,他们喜欢做什么工作,还能做些什么新工作,然后,你可以召开一个会议,让每个职员介绍自己的看法,并请其他人给予评论。要特别注意两个职员互相交叉的一些工作。如果某职员对另一职员有意见,表示强烈的反对或提出尖锐的批评,你就要花些时间与他们私下谈谈,在这种评价过程中,你还需要掌握两点:了解工作和职员完成工作的速度。你要通过这种形式掌握职员对他自己的工作究竟了解多深。

  如果你发现有的职员对自己的工作了解很深,并且远远超出你原来的预料,这些人就有可能担负重要工作任务的才能和智慧。

  了解职员完成工作的速度是另一个重要任务。例如,你可能知道一位秘书的打字速度是另一位秘书的两位,或者一个助手完成同样困难的任务所用时间只是另一助手所用时间的一半。一旦你掌握了每个工作人员对其工作了解的程度和完成工作的速度等情况以后,就可以估计出每个人能够处理什么样的工作,也就可以回到委派工作的分析上来,决定把工作委派给能达到目标要求的人。

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