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预算管理平台:鸟枪换炮

2009-01-20 14:13 来源:诺亚舟咨询  作者:韩向东

    于先生是某大型制造企业的预算负责人,往年的预算工作,都会从10月份折腾到第二年的3月份,其中仅是收齐各部门的预算就需要两个月的时间”;预算调整经常花费了大量时间依然不能取得令人满意的效果”;“预算编制以及差异分析等工作没有专用软件支持,用EXCEL手工操作耗费大量人力且不能及时发现业务运行中的问题”;几个月下来,于先生都会被累得筋疲力尽。

    但是,今年的情况发生了天翻地覆的变化,新的专业预算软件系统的上线大大缩短了预算汇总、调整、生成财务报表的周期,部门预算、公司预算、报表迅速生成,调整方案可以及时分解到各个业务部门。这一周期从未实施新的预算软件系统时的6个月天缩短到2个月,从而使得滚动预算成为可能,而且预算的准确性得到了充分的保证,使财务、计划部门负责预算事务的工作人员从简单的汇总、报告工作中解脱出来,把宝贵的时间和精力投入到公司价值创造的管理决策中。

    众所周知,全面预算是对企业未来经营状况和财务结果的事前模拟,已经成为国内多数企业提升管理水平的重要工具。预算要发挥应有的作用,有两点非常重要:一是预算应尽可能编制的比较详细,只有细致的预算才有可能更符合企业的实际;二是预算必须能够随经营环境的变化进行动态的滚动调整。要达到这两点要求,如果没有信息化的手段,仅靠手工进行预算编制和预算管理,工作非常繁琐,工作量也非常大,导致预算管理的效率比较低。所以,我们相信,随着国内企业信息化浪潮的到来,企业预算管理也必将从利用Excel表进行手工预算管理、过渡到利用财务管理软件中的财务预算管理模块进行财务预算管理,最终,转向利用专业化的全面预算管理软件进行全面预算管理。
   
    一、Excel――手工预算的工具

    自从微软公司的Microsoft Excel面世以来,其操作简单、功能强大的表格处理和计算能力受到了广大财会人员的喜爱,在企业的预算编制工作中得到了广泛使用。直到今天,多数企业仍然在使用Excel表编制企业预算。但是,随着企业管理精细化需求的不断提高,传统使用Excel表进行手工预算编制和管理的方式将将越来越难以适应企业发展的要求。

    1.缺乏预算数据共享、交换和流程管理的平台,影响预算管理的效率。

    全面预算是一个内部联系紧密的预算体系,既包括业务预算,还包括财务预算,需要企业从销售、生产、采购到人力资源、财务等各部门共同参与,其中某些部门的预算编制需要运用其他部门预算的数据,如生产部门编制生产预算一般需要销售部门编制的销售预算的数据。所以,预算编制过程中公司的上下级及部门之间的数据交换量和交换频率比较高。另一方面,从全面预算管理的流程来看,它是一个“自上而下和自下而上”相结合、并多次往复的过程,首先由公司董事会从公司的战略出发,制定出全年的预算目标,公司预算委员会将其分解至公司的各一级预算单位,再由各一级预算单位逐层向下分解;其次,由公司的各级预算单位自下而上逐级编制或汇总编制本部门的预算;另外,还存在预算的逐级审批、驳回、下发、预算的自下而上逐层汇总分析的过程。在传统的手工编制预算的情况下,这些流程管理只能通过人工传递的方式来实现,效率低下。而且,越是规模较大、组织层级较多、预算管理精细、采用滚动预算的企业,这种数据共享、交换和流程管理的工作量就越大,企业的预算管理的效率就会受到严重影响。

    2.难以实现预算的实时控制和自动分析

    预算的实时控制是企业实现对各部门的预算进行控制的重要手段, EXCEL缺乏预算实时控制的重要功能;另外,定期对各预算单位预算执行情况进行分析和总结,是企业推行全面预算管理中的一个重要环节,它不仅为公司决策层提供决策依据,而且还是公司绩效考评的基础。一个完善的预算分析需要从不同角度进行,如月度及累计月度预算与实际对比分析、预算完成进度分析、预算完成情况的差异分析等,在传统的手工分析的情况下,由于工作量比较大,很难难以达到全面、及时和准确的要求。

    3.缺乏权限管理功能,难以满足企业预算信息保密的要求

    预算数据包括企业的经营和财务目标和计划数据,属于公司的机密文件之一。但预算工作又需要各部门参与,这就需要设定不同部门和人员的权限,才能保证预算信息的安全。但Excel 定位于通用办公软件,不具备权限管理的功能。

    二、财务软件——简单财务预算的工具

    财务管理软件一般主要是为了满足企业财务会计核算的需要,同时具有财务分析、固定资产管理、财务预算管理等其他功能的软件。与传统手工预算相比,它具有以下特点:

    1.财务软件中的预算功能

    与Excel相比,财务软件在预算管理的信息化方面前进了一步。一般来说,财务软件具有预算输入、预算分析、预算控制等功能。其预算功能一般能够定义预算科目的口径,并为该科目制定预算额;在预算的执行控制方面,它能够与核算系统紧密集成,从而在某个部门的某项费用超过预算额时,系统能够实现自动报警,达到控制的效果;在预算分析方面,系统能够实现财务实际发生数与预算数的对比分析。
   
    2.财务软件中的预算功能的不足

    由于财务软件涉及对象主要是会计科目、会计帐簿和会计报表,不可能把企业的业务内容,如销售、生产等内容涵盖进来。所以,财务管理软件的预算功能只能包括财务预算,如收入预算、费用预算、利润预算等。而对于销售预算、生产预算、采购预算、存货预算等业务方面的预算,财务管理软件却无能为力。所以,它仅仅实现了财务预算的信息化,而与现代预算管理所倡导的包括财务部门和业务部门在内的各级部门和组织共同参与、各预算之间紧密关联的全面预算管理的思想相距遥远,难以起到有效的预算管理的效果。

    所以,从某种意义上我们可以认为,在企业推行全面预算管理的过程中,运用财务软件中的预算管理的功能是不够的,在企业预算管理的信息化道路上,财务管理软件只能定位为一个过渡型的预算管理产品。

    三、专业预算管理软件——全面预算管理信息化的工具

    专业预算管理软件是针对企业预算管理的需求而设计的软件系统,与一般财务管理软件相比,它弥补了财务管理软件在业务预算方面功能不足的缺陷,能够使全面预算管理的各项工作实现信息化管理。其一般架构包括预算基础设置、预算方案设置、预算的权限和流程设置三层结构。其中,从预算管理的基本流程来看,它包括预算目预算编制、预算的分发和合并、预算调整(含滚动预算)、预算查询和分析。与EXCEL和财务管理软件相比,它具有以下特点:
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