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全面预算如何选择信息化工具

2009-03-03 13:06 来源:诺亚舟咨询  作者:韩向东

  据统计,2/3的企业都在实行全面预算,这些企业中又有1/3在使用或正要使用全面预算软件。基于此,怎样正确选择信息化工具无疑是全面预算能否落实的关键问题之一。其实,对于不熟悉IT的财务人员来讲,工具有效就是硬道理。

  曾几何时,“全面预算”似乎成了解决企业应对外部和内部的经营压力、加强监管和控制的最好武器。“全面”二字强调的是业务计划与财务预算的结合。所以,要充分发挥全面预算的作用,有两点非常重要:一是预算应尽可能编制得比较详细,只有细致的预算才有可能更符合企业的实际;二是预算必须能够随经营环境的变化进行动态的滚动调整。

  衡量EXCEL、ERP(企业资源计划)的预算模块、独立的专业预算软件这些现有工具的有效性,简单地看就是要满足以上两点要求。更细的衡量,可以从预算管理循环的预算编制、预算控制、预算分析及管理决策支持四个方面对工具进行拷问:

  如何满足预算编制时与业务的全方位结合?

  全面预算管理涉及到企业全面的业务逻辑,包括销售、生产、采购、财务、费用分摊、成本计算等方方面面。而且企业业务逻辑经常变化,并随着企业的管理水平不断精细化,使其成为预算管理的难点之一。

  这就要求信息系统要能够灵活的建立企业复杂的业务、财务模型,同时信息系统建立的预算模型要能够适应不断变化的管理需求和业务逻辑,系统的模型能够随着企业的管理水平不断精细化。

  全面预算要求各业务单元广泛参与,各单元的业务分工不同,各自处理相应的数据。这要求信息系统要具有完善权限管理功能,能够设定数据权限(单元格级),以保证企业的数据安全。

  同时,预算的组织协调难度很大,数据审核、汇总的工作量大。这要求信息系统要能够提供预算管理的流程支持,要支持自动的数据分发、汇总,提供预算流程管理的效率。

  如何灵活、多角度、实时进行预算分析?

  需要从不同角度了解预算执行情况,洞察差异产生的原因也是预算管理的难点。所以信息系统要支持多维数据分析,可以灵活、快速地完成下钻、上钻、旋转、切片、切块等数据分析、查询操作。

  预算管理的另一难点是,实际数据分散在财务、ERP、CRM(客户关系管理)等多个系统中,从这些系统中提取数据耗费大量的工作时间。并且实际情况发生变化后,预测调整的工作量大,效率低。所以系统应该提供数据接口工具,具有整合不同业务系统中数据的能力。同时,系统应该提供预测、模拟的功能,快速做出预算调整。

  如何满足事前、事中的预算控制?

    预算控制是企业开展全面预算管理的一个重要环节,也是企业进行全面预算管理信息化需要考虑的一个重要方面。通过预算控制系统,企业预算管理部门可以很方便的对各预算单位的预算进行有效预警和控制。


 
  通过将预算控制和日常审批流程相结合,在业务活动发生前,通过相应的审批过程,达到事前控制的目标。在审批流程中,业务活动发起人和审批人能够从系统中实时得到该项预算信息(预算数、预算已经发生数、预算余额),并据其作出业务活动能否发生的判断(审批流程如图所示)。例如,某公司生产部门根据公司预算要采购固定资产,那么首先由生产部这项业务的经办人填写采购申请单,然后由生产部经理审核,对于一定金额以下的固定资产采购可能由财务审核即可,而对于一定金额以上的固定资产采购可能还需要主管副总或公司总经理审核,从业务活动发起人填写申请单到部门负责人审批、财务审批以及主管副总和总经理审批的过程中,控制系统要能够自动在该项业务申请单上显示该项活动的年度总预算数、本月预算数、预算已经执行数、本月实际发生数。

  与预算分析系统相同,控制系统也需要具有同实际核算、ERP等业务系统及预算编制系统的数据整合能力,保证各模块的信息无缝连接。

  如何使预算管理支持决策?

  完善的全面预算管理系统除了要为操作和管理层面的人员提供管理和分析功能之外,还要能够为管理决策层提供直观的、仪表盘式的关键指标数据展示。能够动态显示预算的关键性指标数据及指标的实际执行情况,并能够针对特定指标钻取到明细的业务、财务数据。

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