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加强内控 为企业稳定发展加上保险锁

2009-04-02 13:23 来源:诺亚舟咨询  

  加强内部控制是否只是为紧跟国际趋势,顺应潮流;设计企业内部控制机制,是否只是为了应对外部压力、满足形式上的需要,如应付监管机构、向股东交代、给社会各界看;强化内部控制是否是企业经营管理的需要?答案显而易见:内部控制是企业自身发展的内在需要,既要保证满足外部要求,也要保证企业的正常运营。

  正是对内部控制有了较为全面的认识,中国神华能源股份有限公司下属某煤炭骨干企业组织精兵强将结合咨询顾问和内控专家,共同建立和完善内部控制体系,以推进公司的体制、技术和管理创新,保持公司持续、健康、稳定发展。

  内控体系的建立和完善是一项浩大的系统工程,并非一朝一夕可以完成。该煤炭企业的领导人也深刻的认识到这一点,因此集中优势兵力首先完成内控体系中最为重要的一环,完善财务内部控制体系。

  体系建立

  财务内部控制体系的建立纷繁复杂,涉及到财务管理、操作流程、职权划分、关键控制、内控知识等方方面面,仅仅依靠企业内部人员是远远不够的。为了避免出现“只缘身在此山中”的问题,同时也为吸取其他公司内控建设的经验和教训,该煤炭企业邀请资深咨询顾问和内控专家加入到内控建设团队,共同打造完备的财务内控体系。

  由于是财务内控体系的建设,团队成员除专家和顾问外,主要出自财务部门。他们熟悉企业财务操作的性质和流程,以及其中存在的亟待解决的问题等,有助于体系的建立和完善。建设团队对整个企业的管理情况,特别是财务方面进行了详细的了解和分析,最终确定了财务控制目标、控制方法及控制内容。

  控制目标

  健全、完善的内部控制不仅能够科学有效的监督和制约财产物资的采购、计量、验收等各个环节,而且能够有效纠正各种损失、浪费现象的发生,从而确保财产物资的安全、完整。

  ■建立健全煤炭分公司各项规章制度,形成科学的决策、执行和监督机制,逐步实现权责明确、管理科学;

  ■规范煤炭分公司及各级单位的会计行为,保证会计资料真实、完整;

  ■保证国家法律、公司内部规章制度及公司经营方针的贯彻落实;

  ■ 保证所有业务活动均按照适当的授权进行,促使公司的经营管理活动协调、有序、高效运行;

  ■保证对资产的记录和接触、处理均经过适当的授权,确保资产的安全和完整并有效发挥作用,防止毁损、浪费、盗窃并降低减值损失;

  ■保证所有的经济事项真实、完整地反映,使会计报告的编制符合《会计法》和《企业会计准则》等有关规定;

  ■堵塞漏洞、消除隐患,防止、发现和纠正错误与舞弊,保证账面资产与实物资产核对相符;

  ■及时提供相关信息,有利于管理层对各单位的运作和控制。

  控制方法

  内控专家及咨询顾问根据该煤炭分公司的具体实际结合国际先进的内控理论,为其选择了多种内控方法,从组织结构、文件记录到全面预算、内控审计等,方方面面,尽最大努力阻塞舞弊可能性的出现,以下简要介绍几个,供读者参考。

  ■组织结构控制

  组织结构控制坚持不相容职务相互分离的原则,合理设置内部机构,科学划分职责权限,形成相互制衡机制。不相容职务主要包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与内部审计、业务经办和财产保管、授权批准与监督检查等职务。

  ■授权批准控制

  授权批准控制要求公司及各部门明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。

  ■文件记录控制

  文件记录控制是组织规划控制和授权批准控制的手段。本制度规范了公司组织结构职能图和业务授权表,建立岗位说明书,制定业务流程手册,建立严密的内部控制系统。

  ■会计系统控制

  要求财务部依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。

  ■全面预算控制

  要求加强预算编制、执行、分析、考核、鉴证等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异。预算内资金实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批。严格控制无预算的资金支出。

  ■财产保全控制

  财产保全控制要求公司严格限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。

  ■经营风险控制

  经营风险控制要求公司树立风险意识,并针对各个风险控制点建立有效的风险管理系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。

  ■ 内部报告控制

  内部报告控制要求公司建立和完善内部预算执行报告、资金分析报告、经营分析报告、资产分析报告、投资分析报告等报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供经济活动中的重要信息,分析经营管理中存在的问题,提出改进意见,增强内部管理的时效性和针对性。

  ■ 内部审计制度

  公司内部审计工作由总经理办公会下设审计部门负责,审计部负责内部审计日常工作,并对总经理办公会负责。审计部按照总经理办公会批准的内部审计计划,对公司各部门进行定期或不定期审计,保证公司各项制度的贯彻落实。

  ■ 业务人员素质控制

  业务人员素质控制要求公司建立和实施科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升、淘汰等人事管理制度,制定业务人员工作规范,保证业务人员胜任相应的工作。

  ■电子信息技术控制

  要求运用电子信息技术手段建立内部财务控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部财务控制的有效实施;同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制
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