首席财务官
 
CEO CHO CFO CTO CIO CMO  
 
 您的位置世界经理人 > CFO职场 > CFO技能
 

ERP操作和使用技巧之财务管理

2009-04-03 09:31 来源:管理人网   

  目前,国内存在很多专业的非专业的ERP实施顾问的同时,也给他们带来了很大的压力。国内的ERP实施顾问有点全才的意思,即要懂销售、又要懂生产,还要懂财务。但是,事实上国内大部分的实施顾问很多都不是财务出身,在财务方面的管理没有经过系统的培训,实施ERP财务模块时,总给客户一种不熟练不专业的感觉。笔者在这篇文章中将给读者朋友们梳理一下财务管理的流程及ERP操作技巧。

  一、企业ERP的应付帐款管理

  按照正常的情况,供应商根据企业的采购单送货给企业,企业验收完毕后收下。供应商拿到企业签收的单据后,就可以确认应付帐款了。但是,在中国很多企业中,这个流程不一定行的通。为什么呢?因为即使你货送来了、拿到了企业的签收单,企业仍然不认为这些原材料已经是企业自己的财产了,而是供应商暂时寄放在企业的;只有当企业开始用这些材料或者材料用完的时候,企业才会通知供应商,说材料用完了,你们可以给我们开发票了,等待我们付款吧。

  这个流程,当然不是很正规的流程。拒一些在国外实施过多个项目的专家来说,这个流程是国内企业特有的,不亏是中国特色的称号。虽然这个流程不正规,但是,对于企业却是有利的,因为他可以最大限度的减少企业的库存资金的占用,提高资金的使用效率,减少企业管理成本。相反,对于供应商是不利的。不过,供应商有时候为了获得更多的销售定单,也只能屈服与企业。一个愿打、一个愿挨,这也不是我们ERP实施顾问能够改变的了的。我们ERP实施顾问的任务,就是如何根据这个需求,转化为ERP可以实现的流程。

  国内的一些ERP软件,毕竟是土生土长的,熟悉环境,占有优势。他们在系统设计的时候,就考虑到了这个虽特殊但是却常见的流程。如在入库单上设置一个开关,当物料入库时,开关是关着的,也就是说不能根据这张入库单生成应付帐款;当材料开始用后,即ERP系统中开始领料,根据先进先出的原则,若开始动用这笔入库单的材料时,系统会自动把这个入库单的开关打开,财务就可以根据这张入库单产生应付帐款。这说说简单,但是后台的会,要涉及到很多的程序。有些简单的ERP,只是在入库单上设置了一个按钮,当材料开始用时,有物料管理员手工去更改。这种处理方法欠简单。因为若一笔原材料有两张甚至更多的入库单,则物料管理员还要去判断,先结转那一张的入库单呢。

  应付帐款如此,应收帐款也存在这种情况。如货发出去了,还不能产生应收帐款,要等客户通知才能收款等等。这个情形同应付帐款是类似。应付帐款流程与应收帐款流程是财务管理的开端,也是财务工作的主要流程。若能够这两大流程控制好了,ERP系统的财务模块也就成功了一大半了。我先给大家介绍一下财务管理的应付帐款流程。

  企业的应付帐款有很多种类,如原材料的应付帐款、电力能源的应付帐款、房租的应付款等待,但是,大头是原材料的应付帐款,我讲述的重点也是这个。在讲解以前,我们有必要先了解以下,ERP的应付帐款流程跟一般的财务管理的应付帐款管理系统两者的区别,这有利于我们更好的了解ERP系统的财务管理功能。我们都知道,一般的财务管理系统,他的起点就是凭证,也就是说,要财务人员手工的输入凭证,到企业的定单比较多,特别是生产企业原材料比较多的情况下,输入凭证就是一个非常大的工程。有些制造企业,财务部门甚至有一个专门的人员,负责这凭证的输入工作。但是,ERP系统不一样。ERP系统的应付帐款凭证(指供应商的应付帐款)一般都可以根据原材料入库单直接转换过来,可以节省财务部门很多的工作量。接下去,我就列举应付帐款中的两个经典管理流程及操作要点。

  二、流程中应注意的操作技巧

  第一、采购价格和数量有错误解决办法。在供应商送发票之前或者入库单转换成应付凭单作业之前,一般采购都要跟供应商进行对帐,看看当月的帐目是否有错误。万一不幸的是,若采购价格有错误怎么办呢?因为采购单已经入库结案,即使只入了一部分,系统为了数据的安全,也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格;若采购员把原材料入库单先撤消审核、再删除、然后再变更采购单的话,改完后再走一遍入库流程,明显是不可能的。那该怎么办呢?

  其实,在很多ERP系统在原材料入库单上有个小功能,通过此功能,可以在采购单已经结案的情况下,修改入库单价。如原来采购单上的单价为10 元,而其实应该是15元,通过这个功能,可以把入库单的材料单价改为15元,计算库存成本时也是按照这个价格来计算,包括统计生产成本。但是,采购单的价格不会更改,这是为了保留历史记录。但是,在转换应付凭单的时候,就会以正确的价格,即15元的价格。

  若数量有问题也可以做类似处理。如供应商总共送来5万套材料,但是,如质量或者其他原因,最后计价的数量只有4.9万套,此时,就可以在这里直接更改数量即可。这个工具,极大的方便了日常管理。

  第二、发票信息的控制。若想要财务付款,一般需要四张单据,分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单与供应商发票,缺一不可。特别是供应商增值税发票,以为这发票对于企业来说,就是钱。所以,财务人员也想省事,跟采购或者供应商说,你们没有发票就不用来向财务请款了,请了也是白请。也就是说,在转应付凭单的时候,就要有一个判断,看入库单有没有发票,及发票的金额是否准确等等。

  在入库单上还有一个功能,通过这个功能,采购员可以把这张入库单的发票信息输入进去。在转换应付凭单的时候,财务人员可以选择,是全部转换呢,还是只转换那有有发票信息的入库单据。通过这个控制,那些不及时提供发票的供应商,就不用想急着收到款项。

  但是,在实际作业中,有这种情况存在。如供应商不按照当月的货款来开发票,而是每月固定开票。如当月的货款虽然有550万,但是,其每月就开500万发票。此时,就有个发票的匹配问题。关于这个问题的处理情况,我会在应付帐款的另外一个流程中,详细介绍。

  第三、在应付凭证处发现采购价格有误。有时候由于人为的疏忽,采购员在对帐时,没有发现什么问题。但是,财务人员在审核凭证时,发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具,可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息,可以看到价格等记录,方便财务人员核对。若财务人员在核对时,发现价格有错误,该如何操作呢?

  当然,可以直接在应付凭单上进行修改。但是,我一般在ERP项目实施时,不建议用户这么做。因为财务人员从管理角度讲,是没有价格更改的权限,若直接在应付凭单上改的话,不方便以后财务工作的稽核,跟财务管理的要求也合。财务管理要求,若记帐凭证错误是因为原始凭证的错误引起的,则还要开证明。所以,我在财务模块实施中,建议用户若发现原材料的价格有错误,在采购员对帐时,没有发现,而导致应付凭单错误的话,我建议他们把应付凭单删除,然后让采购员在入库单上通过更改价格的功能把价格改正过来,然后,再生成应付凭单。

  若应付凭单不删除的话,则对应的原材料入库单是已经结束了的,无法进行任何修改。所以,要在修改前,一定要先删除应付凭单。
[1] [2] 下一页
关键词:            

  评论 文章“ERP操作和使用技巧之财务管理”

1、凡本网注明“世界经理人”或者“首席财务官”的作品,未经本网授权不得转载,经本网授权的媒体、网站,在使用时须注明稿件来源:“世界经理人”或者“首席财务官”,违反者本网将依法追究责任。
2、凡注明“来源:xxx(非本站)”作品,不代表本网观点,文章版权属于原始出处单位及原作者所有,本网不承担此稿侵权责任。
3、欢迎各类型媒体积极与本站联络,互相签订转载协议。
4、如著作人对本网刊载内容、版权有异议,请于知道该作品发表之日起30日内联系本网,否则视为自动放弃相关权利。
5、联系我们:contact@icxo.com;投稿邮箱:article@icxo.com,欢迎赐稿。
相关阅读
 CFO应该了解的四个财务报告分析的视角
 用"三把砍刀"来进行跨国并购
 首席财务官在驾驭经济低迷风浪中的作用
 CFO如何应对信息化“滑铁卢”?
 职场新人:制订财务规划 养成良好习惯
 出纳工作的四个防错技巧详解