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ERP操作和使用技巧之财务管理

2009-04-03 09:31 来源:管理人网   

  第四、有预付款情况下的处理方法。如某个供应商比较刁,他要求企业在下单时,必须先预付50%的预付款。若企业当月下单500万,先预付了250万。在月底的时候,实际只要付款250万即可,这在系统里是如何体现的呢?

  在根据入库单自动生成应付凭单的过程中,系统会去判断,这张入库单对应的采购单有没有预付款的项目,没有就罢了,若有,则在生成应付凭单的时候,还会触发一个动作。就是关联对应的预付单据。在生成的预付款单据上,会带出原来的预付款记录,并可以根据用户的要求,自动冲销应付帐款。当然,用户也可以选择在付款的时候冲销,用户可以根据自己的操作习惯来选择。

  三、发票限额控制

  增值税发票的作用我想大家都非常的清楚。其进项税直接可以抵扣销项税额,想当于是帮助企业减少税收、增加利润。所以有些企业就开始动弯脑子了,就想着多弄点发票、多抵点税。俗话说,磨高七尺,道高一丈。国家就想出了发票限额的招数,加强对发票的管制。

  第一、仅对十万元版专用发票,规定其一次开票销售额的最高和最低限额,即限定一次开票其销售额在100万元以下(不含100万元)至10万元以上(含10万元)的数额使用的一种专用发票。一次开票销售额超100万元(含100万元)的则必须使用纳入防伪税控系统的电脑版专用发票;而对销售额在 10万元以下(不含10万元)则应使用万元版或千元版或百元版的专用发票。

  第二、对万元版千元版百元版三种手工填开的专用发票,只是限定其一次开票销售额不得突破最高限额,即:万元版专用发票最高销售额不得超过10万元,千元版专用发票最高销售额不得超过1万元,百元版专用发票最高销售额不得超过1,000元;而对其一次开票销售额没有最低数额限制。

  第三、是专对电脑版专用发票的规定,因该专用发票已纳入防伪税控系统,由计算机开票,其开票数据都全部存入计算机,并实行全国开专用发票的计算机联网,可随时相互稽核查对,其一次开票销售额没有限制。

  由于这个限制,就给相当一部分的国外ERP软件,造成了麻烦。如一张入库单金额达到120万,但是,其没有纳入防伪税控系统的电脑版专用发票,怎么办?就把发票开成两张,一张80万,一张40万。但是,很多ERP软件,在入库单上只能反映一张发票信息,如台湾的鼎新软件。这就非常麻烦,给发票的管理造成麻烦。因为企业要求供应商在请款的时候,要请购单、企业入库单、他们的送货单及发票四张单据齐全才可以,而且发票的金额不能少于应付帐款的金额。否则的话,财务在ERP系统中不能生成应付帐款或者付款单。

  ERP如此控制是合理的,目的是为了保证供应商不少开发票,而且,以后稽核起来,也很方便,入库单、发票、付款单据都能够关联起来。现在的问题时,有些ERP系统一张入库单只能对应一张发票,而企业的要求,是一张入库单可以对应多张发票。所以,这就要对ERP系统进行调整。

  四、成本的计算统计

  国外一些数一数二的ERP软件,跟国内的ERP比起来,成本模块是其比较占有优势的地方。但是,中国很多企业企业的成本计算方法,让他们这些“ 英雄”无用武之地。如有些企业成本计算比较简便,只需要考虑材料成本即可,其他的成本,如制造费用、管理费用等等,都按照一个固定的比例进行计算。如一个产品的单位成本为30元,而企业根据历史的统计经验,设置制造费用等的成本为材料成本的20%,即6元。则此时,这个产品的单位成本为36元。

  由于这个成本计算方法相对来说比较简单,而Oracle、SAP等ERP软件的成本模块虽然比较健全,但是,若用到这些企业当中去,就有点“杀鸡焉用牛刀”的感觉,使用起来,反而很不方便。我这只是列举了三个常见的具有“中国特色”的业务流程,其他类似的流程还有很多。所以,虽然象SAP等大型的ERP软件,在国外用的非常好,但是,在国内企业使用起来的时候,难免要是水土不服,还是要经常的碰壁。所以,无论是企业准备采取国外的ERP软件还是国外的软件公司要进军国内市场、特别是内资本企业,都要注意相互了解,注意各自的“国情”,才能保证后期的合作愉快。

  五、ERP使得财务管理水平得以提高

  首先、ERP系统功能对毛利预测、合同管理更加准确和及时。销售合同报价计算在ERP系统中自动完成,每更改一次产品的配置,系统都会瞬间、准确地计算出销售收入、成本和毛利,为包括财务部在内的合同评审者、决策者提供可靠的数据支持。销售合同的评审也从各个部门轮流的书面评审变为在ERP系统中的电子评审,不仅不受地域的限制,而且评审时间由原来的5 ~ 10天缩短为1天,大大提高了工作效率。

  其次、ERP系统功能实现了对财务预算的实时控制和多角度分析。在ERP系统中,所有的费用项目全部设置在费用明细层。同时,将需要考核的单位设置成不同的“成本中心”,然后根据不同的管理或查询需要建立起不同的“成本中心组”,这样就可以灵活、方便、快捷地查询出不同的期间费用总额、部门费用总额、公司费用总额、任意组合的“成本中心组”的费用总额等。ERP系统对费用的管理还可以实现同时按部门和项目统计,这就大大方便了对研发项目成本管理或某个阶段性产品项目成本管理的需求。

  获利能力分析是ERP系统提供给企业的又一个强大的财务管理功能。具体而言,公司将内部组织根据管理和考核的需要设置成不同层次的“利润中心” 和“成本中心”,并将公司年度整体预算逐层分解到每个被考核的“利润中心”和“成本中心”。当业务实际发生时,系统会将每一笔业务的收入、成本、毛利、费用及时地归集在预先设置好的“利润中心”和“成本中心”名下。管理者可以从系统的报表工具中逐层查询每个“利润中心”和“成本中心”的财务预算执行情况,分析产生偏差的原因,从而实现了对整体经营指标的分解、落实、监督、分析和考核,拓展了财务管理的视角,提高了财务管理的透明度、及时性和有效性。

  再次、ERP系统功能使资产管理水平大大提高。ERP系统可以详细记载资产购进、转移、组建以至于到最后处理的所有业务细节和过程。电子资产卡片替代了书面的卡片;一项资产在系统中拥有唯一的代号;同一资产在各部门间的流动都将记录起始时间;系统对组建的资产自动计算其新的价值;资产折旧不再是按类别而是按每项资产分别自动计提,并且按照记载的资产在部门间流动的起始时间分别列支在不同的部门(成本中心)名下。财务人员甩掉了繁重的核算工作,把主要精力放在对资产使用有效性和安全性的监督、控制和分析工作上,强化了管理职能。

  最后、ERP系统功能提高了成本管理水平。ERP作为一个高度集成的信息系统,将不同业务部门的信息高度交汇,体现物流、信息流、资金流的统一。它强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一,一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式也体现在成本管理中。从具体的管理方法来看,ERP系统强调能够实现标准成本的预先确定、实际成本发生后成本差异的分析、以成本中心为主体的责任成本管理等功能,而这些都是管理会计的重要内容。它并非停留在仅仅能够完成计算机化的成本记录、归档等传统任务,更多贯穿于ERP成本管理中的是管理会计的原则和思想。

  具体而言,标准成本的制定与企业年度预算紧密相连;实际成本的核算从最底层物料的材料费开始,逐层向上将每一件物料的材料费、人工耗用、机器耗用和制造费用累积,得出每一层零部件直至最终产品的成本。对于成本分析来说,彻底摆脱了月末结账的限制,变事后分析为可随时查询某个生产定单在不同工序上实际成本与标准成本的比较情况;可随时通过查询“成本中心报表”来观察每个生产工序上实际成本与标准成本的对比情况;可监督生产部门工时确认的准确性等等。它最终实现了成本管理的及时性。

  财务系统不仅在内部的各模块充分集成,与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成。使得企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈,从而加强了对资金流的全局管理和控制。

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