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内部控制:外企内部财务控制的实施和借鉴

2010-10-31 08:49 来源:首席财务官  
改革开放以来,外商直接投资的大型项目不断增加,资本和技术含量明显提高...
  【首席财务官-讯】改革开放以来,外商直接投资的大型项目不断增加,资本和技术含量明显提高,许多大型跨国公司先后宣布和实际实施了对中国的庞大投资计划,且外资公司的生产经营继续保持健康、快速的发展。为什么外资公司一直能保持如此健康、快速的发展呢?这不仅得益于改革开放以后,中国良好的投资环境,更重要的是外资企业先进的管理理念,特别是科学、高效的内部财务控制机制,非常值得我国企业的学习和借鉴。

  一、高度统一的内控目标

  财务管理的基本目标是统驭整个财务管理工作的核心,是开展各项财务管理活动的价值基础。以“股东财富最大化”作为财务管理工作的目标,基本上为各个版本的财务管理教科书所公认。但是,只有外资公司才真正把这个理念贯彻到实际工作中,无论是一般的财务人员,还是总裁级的高级管理人员;无论是中介机构的财务分析人员,还是大学里的教授,无一不十分自然地强调“股东财富最大化”的财务价值理念。因此,很自然“股东财富最大化”,也是外资企业内部财务控制所追求的终极目标。

  坚持“股东财富最大化”目标,不仅有利于消除内部管理中面对的种种理念上的分歧,而且有利于探索和贯彻各种紧紧围绕以效益为核心的内部考核和评价指标,把所有的工作都真正放在追求效益上来。不仅如此,坚持“股东财富最大化”的目标,还有利于协调公司管理层与股东及各类投资者之间的关系。如果公司管理层的经营决策和管理行为,都能够强调并贯彻“股东财富最大化”这一目标,公司管理层与投资者之间是能够更好地相互理解和信任的。

  二、科学的职责分工

  外资企业中专职于财务管理工作中的人力资源,其特点是职务分工极为细腻,且规章制度非常完整健全。对财务人员素质和技术要求、工作职责,对每一个人的分工、职责、权利和突发性问题处理的过程和政策都有具体的规章可循。这种细腻的职务分工提高了管理效率,降低了管理成本,是现代企业经营的基础,同时也为外资公司高度的专业化打下了基础,特别是对员工的录用、评定,工资的制定,奖金的发放,以及职务提升等等提供了科学的依据。

  外资企业的财务管理工作一般都分为会计和司库两大部分。会计包括企业会计、管理会计或业务部门会计。而司库,主要负责资金业务的具体操作和运营。根据公司规模的差异,以及各子公司业务的不同,会计主管和司库可能合二为一,也有可能相互独立。但从风险控制的角度来看,两者相互分离是比较通行的做法。在两者分离的情况下,司库主要负责资金业务的具体运行,包括对内现金流管理、资金风险控制、对外投资和资金运作。而会计对财务管理的重点在报表和企业的内部控制上,主要通过资产负债表和利润表分析、成本管理、预算以及内部风险管理等途径实现。

  三、齐全的内控制度

  在外资企业,财务工作管理的每一个细节都制定了严格的制度。财务部门对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料的编制和出具必须符合会计制度的规定,内容要真实完整。财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记账凭证。会计账簿登记必须以经过审核的会计凭证为依据,并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。并且在企业内部定期进行财务清查,保证账簿记录与实物、款项相符。

  对于企业内部的会计档案,也有相当严格的规定。公司的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、会计文件和其他有保存价值的资料都要定期归档。会计凭证按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账、主管),并有总经理指定专人归档保存。财务会计报告应分月、季、年报,按时归档,由总经理指定专人保管,并分类填制目录。

  针对对外投资、资产处置、资金额度、财务收支、人员安置、新业务开展等经济业务事项活动的决策和执行,也制定详细的审批权限和额度及授权制度,在哪一层次,决定哪一层次的事情。同时,对中层干部的任用,实行定期轮岗制度。通过轮换,互相取长补短,避免管理惯性,及时发现问题并解决问题。

  四、严密的资产管理

  (一)对流动资产的管理

  外商投资企业的流动资产包括现金、银行存款、短期有价证券、应收和预付款项以及存货等。企业的现金由专人保管。绝对不能坐支;银行存款以企业的名义存入开户银行;预付款项和应收款项按合同或协议的规定办理及回收;各项外币资金的收付及存放要求遵守国家外汇管理的有关规定;外币与记账本位币之间的折算,严格按财政部的有关规定办理。

  (二)对固定资产的管理

  外商投资企业的固定资产,包括使用年限在一年以上的房屋建筑物、机器、机械、运输工具和其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上,且使用期限超过一年的,都作为固定资产。

  (三)对无形资产的管理

  外资企业的无形资产包括工业产权、专有技术、场地(海域)使用权、经营特许权、著作权等。上述无形资产在计价时,须备有相关详细资料,包括所有权证书的复印件,作价的计算依据和标准等,其中专有技术、经营特许权和商誉的计价,经由有权认证的机构或中国注册会计师评估确认。

  (四)对其他资产的管理

  外商投资企业的其它资产包括开办费、筹建期间的汇兑损失等,自投产营业起的次月起作一次性摊销。

  五、规范的员工培训

  外资公司对财务人员的定期强化培训,作为其财务管理工作中极为重要的一部分。外资公司视人才为公司发展的第一决定力量,因此非常重视员工培训。一般只要员工在工作中有成绩、对公司有所贡献,公司都会鼓励和帮助雇员进行各个层次的培训和教育。其培训主要包括以下方面:

  (一)新员工培训

  主要由富有经验的辅导教师对公司的基本情况和规章制度进行言传身教,并通过游戏演练,来了解自己在财务部这个团队中的作用等。

  (二)基本业务培训

  主要培训员工所在财务岗位上所需的技术、技能等。包括财务政策、内部风险控制、案例的学习和讲解。老员工至少一年一次进行此种培训和演练。

  (三)继续教育培训

  主要帮助优秀的财务人员再修学位、提高学历层次的学习,并由公司支付全部或部分费用。

  (四)职业发展培训

  公司网络定期有待定职位宣布,主要是提供和帮助优秀的财务人员得到升迁机会和更好的职位。

  六、深刻的启示

  世界上市场经济发达的国家,其作为现代企业管理的发源地,历经了残酷的市场竞争、历史的风风雨雨,其先进的管理理念,造就了外资企业完善的内部财务控制机制。从他们那里取经并结合我国的实情加以利用,是内资企业迅速提高自身水准的一条捷径,对加强我国企业的内部财务控制工作的启示如下:

  (1)坚持“股东财富最大化”的财务内部控制的理念。是所有财务工作的价值基础,坚持这两个理念,有利于财务管理工作在整个经营管理中的定位,有利于财务管理工作的全面展开。

  (2)强调职责的分工。根据单位会计工作特点设置合理的会计岗位,做到按事设岗、按岗设人、职责明确、相互制衡,使会计控制系统能够有效实施。注重岗位之间的相互牵制作用,以便相互监督、相互制约,预防错误和弊端,防患于未然。

  (3)用制度约束人。2006年12月颁布的《企业财务通则》从13个方面要求企业建立相应的财务管理制度,2007年颁布的《企业内部控制具体规范》(征求意见稿)从17个方面对企业内部控制提出了具体要求,这些规章制度对我国企业内部财务控制的发展起到了一定推动作用,但必须将这些制度落到实处。

  (4)加强培训。加强对企业员工内部财务控制制度的培训,要重点提高管理人员的内部财务控制和风险防范意识。内部财务控制制度是贯穿于企业所有活动的一个动态过程,上至企业组织结构规划,下至普通员工,都涉及内部控制的方方面面。因此,一方面要强化企业董事会、经理层的内部财务控制知识培训,这是建立健全企业内部财务控制体系的基本保证;另一方面也要强化职工的内部财务控制培训,这是因为职工是内部财务控制切实运行的必要保证。

  (5)内控工作需要不断创新。随着电子、计算机、信息通讯特别是网络等现代传媒技术的飞速发展,人类各项经济活动以及与之相关的服务领域的发展日新月异。内资企业需要密切关注国际上新的管理理论和管理成果,并根据自己的实际情况,逐步形成一套科学高效的内部财务控制机制,以管理促进经营,参与世界竞争。

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